NEC Student Services Administrator Guide

							STUDENT SERVICES
Administrator Guide
NEC America, Inc.
NDA-30095
Revision 1
August, 1997
Stock # 241689 
						

							LIABILITY DISCLAIMER
NEC America, Inc. reserves the right to change the specifications, 
functions, or features, in this document at any time, without notice. NEC 
America, Inc. has prepared this document for use by its employees and 
customers.  The information contained herein is the property of NEC 
America, Inc. and shall not be reproduced without prior written approval 
from NEC America, Inc.
Copyright 1997
NEC America, Inc. 
						

							NDA-30095  Revision 1Page i
Student Services - Administrator Guide CONTENTS
TABLE OF CONTENTS
Page
Chapter 1 - INTRODUCTION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   1
How To Use This Guide  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  1
-Guide Organization . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  1
What is Student Services?  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  2
-Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  2
-Application & Functions  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  2
-Databases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  2
Chapter 2 - GETTING STARTED . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   5
Keyboard Conventions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  5
Step Procedures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  5
Logging in to Student Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  5
Main Menu Screen  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  6
-Selecting Menu Items . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  6
-Main Commands . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  7
Screen Saver  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  7
Screen Scrolling  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  7
Exit Student Services  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  8
-Procedure . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  8
Chapter 3 - STATIONS DATABASE  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   9
Using the Stations Database  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  9
Adding a Station . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  11
Deleting a Station . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  13
Modifying a Station . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  15
Finding a Station . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  17
-Finding by Extension  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  17
-Finding by Description  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  19
Saving & Installing Database  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  21
-Save Database . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  21
-Install Database  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  22
Print. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  23
-Printing the Current Record  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  23
-Printing Records On Screen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
-Printing All Records  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  25
Exit  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  26
Chapter 4 - GROUPS DATABASE. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   27
Using the Groups Database . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  27
Add . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  29
-Adding a New Group  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  29
-Adding a Station In Group  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  31
Delete . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  34
-Deleting a Group . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  34
-Deleting a Station In Group  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  36
Modify . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  38
-Modifying a Group  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  38 
						

							Page iiNDA-30095   Revision 1
CONTENTS Student Services - Administrator Guide
Page
-Modifying a Station In Group  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
Find . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  42
-Find a Group by Name . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  42
-Find a Station In Group by Extension . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  44
-Find a Station in Group by Description . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  47
Saving & Installing Database  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  50
-Save Database . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  50
-Install Database  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  51
Print  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  52
-Printing Group Current Record . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
-Printing Group Records On Screen  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  54
-Printing Group All Records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  55
-Printing Station In Group Current Record . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  56
-Printing Station In Group Records On Screen  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  58
-Printing Station In Group All Records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  60
Chapter 5 - SCHEDULED EVENTS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   63
-Event Types  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  63
-Event Times  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  63
-Special Event Times . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  63
Using Scheduled Events . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  64
Adding an Event . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  66
Deleting an Event . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  72
Modifying An Event . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  73
Filter  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  75
-Show All Events  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  75
-Show Today’s Events . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  76
-Show Events By Date . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  77
-Show Events By Weekday . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79
Saving & Installing Database  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  81
-Save Database . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  81
-Install Database  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  82
Print  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  83
-Printing Event Current Record  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83
-Printing Event Records On Screen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  84
-Printing Event All Records  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  85
Exit  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  86
Chapter 6 - INSTALL DATABASES  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   87
Install Databases  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  87
-Procedure . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  87
Chapter 7 -  IMMEDIATE ACTION. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   89
Immediate Action  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  89
-Menu Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  89
-Procedure . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  91
Chapter 8 - SPECIAL FUNCTIONS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   93
Student Services Override  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  93 
						

							NDA-30095  Revision 1Page iii
Student Services - Administrator Guide CONTENTS
Page
Appendix A - EXAMPLE SCHEDULED EVENTS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  A1
-Example Station Groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  A1
-Normal Event Scheduling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A1
-Special Event Scheduling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  A3 
						

							Page ivNDA-30095  Revision 1
CONTENTS Student Services - Administrator Guide
This Page Left Blank. 
						

							NDA-30095  Revision 1Page v
Student Services - Administrator Guide FIGURES
LIST OF FIGURES
Figure TitlePage
2-1 Main Menu Screen  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  6
3-1 Main Menu Screen - Select Stations Database. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  9
3-2 Stations Database Screen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  10
3-3 Find Station by Extension Screen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  18
3-4 Find Station by Description Screen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  20
4-1 Main Menu Screen - Select Groups Database  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  27
4-2 Groups Database Screen  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  28
5-1 Main Menu Screen - Select Scheduled Events . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  64
5-2 Scheduled Events Screen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  65
7-1 Immediate Action Screen  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  89 
						

							Page viNDA-30095  Revision 1
FIGURES Student Services - Administrator Guide
This Page Left Blank. 
						

							NDA-30095   Revision 1Page 1
Student Services - Administrator Guide INTRODUCTION
Chapter 1 INTRODUCTION
This guide provides the information needed to work effectively with the Student 
Services software application. This document is based on Release 1 of the Student 
Services software.
Refer also to the Student Services Installation Guide for additional information. 
The installation guide describes the screens, parameters, and step-by-step 
procedures to install and configure all components of the Student Services 
software.
How To Use This Guide
This guide describes the screens and functions for Administrator operation of 
Student Services. There are examples of displayed screens and step-by-step 
procedures. The steps to perform a given task (Adding a Station, for example) are 
given in sequence and marked as: Step 1...Step 2...
etc.
Guide 
OrganizationChapter 1 - Introduction
This chapter details how to use this guide, the actual guide organization, and an 
overview of Student Services. 
Chapter 2- Getting Started
Getting Started describes the procedures for logging on, main menu screen format, 
and program Exit functions.
Chapter 3- Stations Database
Chapter 3 explains the Stations Database and all procedures for adding, deleting, 
or modifying stations.
Chapter 4- Groups Database
This chapter describes the Groups Database and all procedures for adding, 
deleting, or modifying groups and group stations.
Chapter 5- Scheduled Events
Chapter 5 describes the procedures for adding, deleting or modifying group and 
station scheduled events.
Chapter 6- Install Databases & Immediate Action
The chapter describes the procedures for Installing the databases to the PBX and 
procedures for performing an Immediate Action change.
Chapter 7- Special Functions
Chapter 7 describes special functions and their procedures available in Student 
Services. 
						

							Page 2NDA-30095   Revision 1
INTRODUCTION Student Services - Administrator Guide
How To Use This Guide (Cont)
Appendix A - Example Scheduled Events
The Appendix provides further information on the types of events and how they 
function. Examples are shown for typical applications of Normal and Special 
events.
What is Student Services?
OverviewStudent Services is an application software package for the NEC Open Application 
Interface (OAI) environment. It operates on an NEC User Application Processor 
(UAP) system, in conjunction with an NEC PBX.
The Student Services application is designed to meet the needs of a student housing 
facility. It provides a telephone system Administrator’s interface for feature and 
operational scheduling of designated telephone stations and station groups. 
The application updates station parameters directly to the premises NEC PBX. The 
PBX applies these parameters to the designated stations, providing telephone 
service restrictions or service changes based on a defined schedule.
Application & 
FunctionsOften in a student housing environment, telephone service must be limited and 
operational capabilities changed on a scheduled basis. Daily, weekly, and special 
term scheduling may be required depending on the facility. Additionally, the 
telephone privileges and scheduling may be different for select groups of users.
Student Services provides a database for station telephone functions. The database 
allows existing stations to be scheduled for special operation according to the 
defined parameters for the schedule. Stations can also be grouped in a group 
database where parameters can be defined and scheduled over the whole group.
DatabasesThe Student Services software application is comprised of multiple databases. 
Three primary databases contain all the information specific to the Stations, 
Groups, and the Scheduled Events functions of the program.
StationsGroupsScheduled
Events