Canon Fax L2000ip User Guide

							CHAPTER
1-1
1
Before You Start Using 
This Machine
This chapter describes what you should know before using this machine, such as main features, parts and their functions, how to install the machine, and how to turn ON the main power.
Main Features . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  1-3
Standard. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  1-3
Optional  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  1-7
Customer Support  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  1-8
Where to Setup the Machine . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  1-9
Space Around the Machine . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  1-11
Power Requirements  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-13
General Precautions. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-15
Moving the Machine . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-18
Unpacking: Have You Got Everything? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  1-19
For the FAX-L2000/L2000IP  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  1-22
For the FAX-L2000IP Only . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  1-24
Consumable . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-24
Optional Equipment Available. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  1-25
Parts of the Machine  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-26
Front View  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  1-26
Rear View. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  1-28
Handset (Optional) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  1-29
Removing the Shipping Material . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  1-30
Shipping Tape  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-30
Packaging Material Inside the Machine . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  1-31
Packaging Material from the Paper Cassettes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  1-33
Protective Plastic Sheet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  1-35

machine.
Operation Panel Parts and Functions  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  2-2
One-Touch Panels Closed . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  2-2
One-Touch Panels Opened . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  2-5
Using the Menus and Operation Panel Keys . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  2-7
General Guidelines for Registering Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  2-7
Using the Menus  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-7
Entering Names for Registration  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  2-10
Operation Panel Key Summary Table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  2-12
Setting the Paper Size for the Paper Cassettes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  2-14
Using the MP Tray  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  2-16
Loading Paper into the MP Tray  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  2-16
Turning the MP Tray ON/OFF and Setting the Paper Size  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  2-25
Setting the Paper Type for the MP Tray. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  2-26
Available Paper Stock  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-27
Using the Face-Up Tray . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  2-29
Using the Energy Saver Mode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  2-30
Turning the Energy Saver Feature ON  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  2-30
Returning to the Full Power Mode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  2-31
Setting the Daily Timer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  2-32
Setting the Auto Clear  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  2-33

This chapter describes various methods of confirming and canceling fax and copying jobs.
Flow of Checking Operations  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  3-2
Checking the Fax Jobs. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  3-2
Checking the Copy Jobs  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  3-3
Canceling a Job  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  3-4
Canceling with the Stop key . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  3-4
Canceling from the Monitor Screen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  3-5

machine to receive and store all documents in memory using Memory Lock feature.
Setting and Using the System Administrator’s ID and Password . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  4-2
Setting the System Administrator’s ID and Password  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  4-2
Changing/Canceling the System Administrator’s ID and Password. . . . . . . . . . . . . . . . . .  4-4
Restricting Machine Operation (Department ID Management)  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  4-6
Setting Operation Restrictions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  4-6
Turning Restrictions OFF or ON  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  4-10
Restricting the Use of the Telephone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  4-12
Operating the Machine with Restrictions ON . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  4-13
Checking and Clearing the Counter Information  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  4-14
Using Memory Lock . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-17
Setting a Time and Password for Memory Lock  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  4-17
Turning Memory Lock ON  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  4-20
Turning Memory Lock OFF and Printing Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  4-21

Opening the Additional Functions Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  5-2
Paper Settings  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  5-3
Setting Procedure  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-3
Common Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  5-5
Setting Procedure  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-5
Timer Settings. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  5-8
Setting Procedure  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-8
System Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  5-10
Setting Procedure  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  5-10

cleaning.
Storing Recording Paper . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-2
Recommended Paper  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  6-2
Storing the Paper Supply . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  6-2
Changing the Toner Cartridge. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  6-3
Storing Toner Cartridges . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-8
Handling Cartridges . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-8
Storing Cartridges  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-8
Periodic Cleaning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  6-9
Cleaning the Main Unit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  6-9
Cleaning the Transfer Guide Area . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  6-10
Cleaning the Scanning Area  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  6-13
Cleaning the Roller. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-20
Refilling the Stamp Ink Compartment (Optional)  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  6-22

message display.
Clearing Document Feed Jams . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  7-2
Initializing the Automatic Document Feeder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  7-4
Clearing Printer Feed Jams . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  7-5
Locating a Paper Jam  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  7-6
Service Call Message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7-19
Calling Your Local Authorized Canon Dealer. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  7-19
Error Code Table (Listed by Number). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  7-21
List of LCD Display Messages (Alphabetical List)  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  7-23
When Trouble Occurs  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  7-26
Copying Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  7-26
Other Troubles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7-26

This chapter describes the specifications of the machine and includes the index.
Specifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  8-2
General  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  8-2
Power . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  8-3
Operating Environment  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  8-3
Weight  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  8-4
Dimensions  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  8-4
Printing Area  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  8-5
Index  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  8-6
 
						

							Flow of Checking Operations3-2
Checking/Canceling a Job
3
Flow of Checking Operations
If you press [Monitor], the job status display appears. You can check the status of fax jobs or 
copy jobs on the LCD display.
Checking the Fax Jobs
1Press [Monitor] ➞ [OK].
●To check the fax status:
❏Press [OK].
NOTE
 If there is no job currently being processed, the message  
appears on the LCD display.
 If you want to cancel the transmission, see p. 3-5.
●To check the transaction results:
❏Press [▼] or [▲] to display .
Monitor
OK
FAX MONITOR
1. FAX➞FAX MONITOR
1.RX/TX STATUS
OK18:09 5003 RX P.001
0311111111
18:19 0003 TX P.001
ABC
OKFAX MONITOR
2.TX/RX RESULT
 
						

							Flow of Checking Operations3-3
3
Checking/Canceling a Job
❏Press [OK].
To scroll through the list of the jobs, press [▼] or [▲].
The fax jobs appear on the LCD display.
2Press  (Stop) to return to the Standby mode.
Checking the Copy Jobs
1Press [Monitor] ➞ [▼] or [▲] to display .
2Press [OK].
To scroll through the list of the jobs, press [▼] or [▲].
The copy job appears on the LCD display.
NOTE
 An asterisk ( ) appears at the top of the number of the copy job which is actually being 
processed.
 A hyphen (-) appears at the top of the number of the copy job which is stopped because 
the machine is running out of paper or toner. 
3Press  (Stop) to return to the Standby mode.
OK
18:09 5003 RX OK
0311111111
--:-- 0003 TX TRM...
123 4567
Monitor
OK
FAX MONITOR
1. FAX➞FAX MONITOR
2. COPY
OK
COPY STATUS
0001 12:15 01×05
COPY STATUS
-0002 12:30 01×05
 
						

							Canceling a Job3-4
Checking/Canceling a Job
3
Canceling a Job
You can cancel a job in two ways.
Canceling with the Stop key
1Press  (Stop).
●If you press
  (Stop) during scanning:
❏Press [OK].
The scanning stops and the job will be canceled.
●If there is only one job being processed:
❏Press [ ].
If you do not want to cancel the job, press   (#).
The job is canceled.
●If there are both fax and copy jobs:
❏Press [ ] or [#] to select the job you want to cancel.
STOP KEY PRESSED
PRESS OK KEY
OK
CANCEL DURING TX/RX?
YES=( ) NO=(#)CANCEL COPYING?
YES=( ) NO=(#)
STOP KEY PRESSED
FAX=( ) COPY=(#)
CANCEL COPYING?
YES=( ) NO=(#)
CANCEL DURING TX/RX?
YES=( ) NO=(#)
 
						

							Canceling a Job3-5
3
Checking/Canceling a Job
NOTE
 If the prompt  appears, press [▼] or [▲] to select a job ➞ 
press [OK].
❏Press [ ] to cancel the job.
If you do not want to cancel the job, press   (#).
The selected job will be canceled.
NOTE
 You cannot select multiple jobs and cancel them all at once. When canceling multiple 
jobs, select and cancel one by one.
Canceling from the Monitor Screen
You can cancel a job during printing or while it is waiting to be processed, or sending or 
receiving faxes.
1Display the job you want to cancel.
If necessary, see step 1 of “Flow of Checking Operations”, on p. 3-2.
2Press [OK].
3Press [ ].
If you do not want to cancel the job, press   (#).
The selected job will be canceled.
SELECT JOB TO CANCEL
0005 02:05 01×99➞CANCEL COPYING?
YES=( ) NO=(#)
OKWhen canceling a fax transaction When canceling a copy job
CANCEL DURING TX/RX?
YES=( ) NO=(#)CANCEL COPYING?
YES=( ) NO=(#)
 
						

							Canceling a Job3-6
Checking/Canceling a Job
3
 
						

							CHAPTER
1-1
1
Before You Start Using 
This Machine
This chapter describes what you should know before using this machine, such as main features, parts and their functions, how to install the machine, and how to turn ON the main power.
Main Features . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  1-3
Standard. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  1-3
Optional  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  1-7
Customer Support  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  1-8
Where to Setup the Machine . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  1-9
Space Around the Machine . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  1-11
Power Requirements  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-13
General Precautions. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-15
Moving the Machine . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-18
Unpacking: Have You Got Everything? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  1-19
For the FAX-L2000/L2000IP  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  1-22
For the FAX-L2000IP Only . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  1-24
Consumable . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-24
Optional Equipment Available. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  1-25
Parts of the Machine  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-26
Front View  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  1-26
Rear View. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  1-28
Handset (Optional) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  1-29
Removing the Shipping Material . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  1-30
Shipping Tape  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-30
Packaging Material Inside the Machine . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  1-31
Packaging Material from the Paper Cassettes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  1-33
Protective Plastic Sheet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  1-35

machine.
Operation Panel Parts and Functions  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  2-2
One-Touch Panels Closed . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  2-2
One-Touch Panels Opened . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  2-5
Using the Menus and Operation Panel Keys . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  2-7
General Guidelines for Registering Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  2-7
Using the Menus  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-7
Entering Names for Registration  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  2-10
Operation Panel Key Summary Table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  2-12
Setting the Paper Size for the Paper Cassettes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  2-14
Using the MP Tray  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  2-16
Loading Paper into the MP Tray  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  2-16
Turning the MP Tray ON/OFF and Setting the Paper Size  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  2-25
Setting the Paper Type for the MP Tray. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  2-26
Available Paper Stock  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-27
Using the Face-Up Tray . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  2-29
Using the Energy Saver Mode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  2-30
Turning the Energy Saver Feature ON  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  2-30
Returning to the Full Power Mode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  2-31
Setting the Daily Timer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  2-32
Setting the Auto Clear  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  2-33

This chapter describes various methods of confirming and canceling fax and copying jobs.
Flow of Checking Operations  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  3-2
Checking the Fax Jobs. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  3-2
Checking the Copy Jobs  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  3-3
Canceling a Job  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  3-4
Canceling with the Stop key . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  3-4
Canceling from the Monitor Screen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  3-5

machine to receive and store all documents in memory using Memory Lock feature.
Setting and Using the System Administrator’s ID and Password . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  4-2
Setting the System Administrator’s ID and Password  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  4-2
Changing/Canceling the System Administrator’s ID and Password. . . . . . . . . . . . . . . . . .  4-4
Restricting Machine Operation (Department ID Management)  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  4-6
Setting Operation Restrictions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  4-6
Turning Restrictions OFF or ON  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  4-10
Restricting the Use of the Telephone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  4-12
Operating the Machine with Restrictions ON . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  4-13
Checking and Clearing the Counter Information  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  4-14
Using Memory Lock . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-17
Setting a Time and Password for Memory Lock  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  4-17
Turning Memory Lock ON  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  4-20
Turning Memory Lock OFF and Printing Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  4-21

Opening the Additional Functions Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  5-2
Paper Settings  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  5-3
Setting Procedure  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-3
Common Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  5-5
Setting Procedure  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-5
Timer Settings. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  5-8
Setting Procedure  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-8
System Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  5-10
Setting Procedure  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  5-10

cleaning.
Storing Recording Paper . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-2
Recommended Paper  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  6-2
Storing the Paper Supply . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  6-2
Changing the Toner Cartridge. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  6-3
Storing Toner Cartridges . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-8
Handling Cartridges . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-8
Storing Cartridges  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-8
Periodic Cleaning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  6-9
Cleaning the Main Unit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  6-9
Cleaning the Transfer Guide Area . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  6-10
Cleaning the Scanning Area  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  6-13
Cleaning the Roller. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-20
Refilling the Stamp Ink Compartment (Optional)  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  6-22

message display.
Clearing Document Feed Jams . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  7-2
Initializing the Automatic Document Feeder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  7-4
Clearing Printer Feed Jams . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  7-5
Locating a Paper Jam  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  7-6
Service Call Message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7-19
Calling Your Local Authorized Canon Dealer. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  7-19
Error Code Table (Listed by Number). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  7-21
List of LCD Display Messages (Alphabetical List)  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  7-23
When Trouble Occurs  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  7-26
Copying Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  7-26
Other Troubles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7-26

This chapter describes the specifications of the machine and includes the index.
Specifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  8-2
General  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  8-2
Power . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  8-3
Operating Environment  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  8-3
Weight  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  8-4
Dimensions  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  8-4
Printing Area  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  8-5
Index  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  8-6
 
						

							Setting and Using the System Administrator’s ID and Password4-2
Restricting the Use of the Machine
4
Setting and Using the System 
Administrator’s ID and Password
The system administrator’s ID and password protect all the settings in the SYSTEM SETTINGS 
menu.
Setting of the System Administrator’s password is optional. If you set the System 
Administrator’s password, you must enter the password every time you enter the SYSTEM 
SETTINGS menu. You can also use the System Administrator’s ID and password instead of 
the Department ID and password when you are asked to enter the Department ID and 
password to begin operating the machine. In this case, you are using the machine as the 
System Administrator, and do not need to enter the System Administrator’s password when 
you enter the SYSTEM SETTINGS menu.
IMPORTANT
 If you fail to create and safeguard the System Administrator’s ID and password, anyone can open the 
SYSTEM SETTINGS menu and change or disable the settings.
Setting the System Administrator’s ID and 
Password
Follow this procedure to set the System Administrator’s ID and password.
1Open all three one-touch speed dialing panels.
2Press [Data Registration].
3Press [▼] or [▲] until  appears ➞ press 
[OK].
Data
Registration
ADDITIONAL FUNCTIONS
1.PAPER SETTINGS
OK
ADDITIONAL FUNCTIONS
6.SYSTEM SETTINGS➞SYSTEM SETTINGS
1.SYS. ADMIN. INFO
 
						

							Setting and Using the System Administrator’s ID and Password4-3
4
Restricting the Use of the Machine
4Press [▼] or [▲] until  appears ➞ press 
[OK].
5Press [▼] or [▲] until  appears ➞ press [OK].
6Enter a System Administrator’s ID of up to seven digits (from 1 to 
9999999) using the numeric keys ➞ press [OK].
7Press [▼] or [▲] until  appears ➞ press 
[OK].
8Enter a System Administrator’s password of up to seven digits 
(from 1 to 9999999) using the numeric keys ➞ press [OK].
9Record the System Administrator’s ID and password, and store it 
in a safe location.
OK
SYSTEM SETTINGS
1.SYS. ADMIN. INFO➞SYS. ADMIN. INFO
1.SYS. ADMIN. ID
OKSYS. ADMIN. INFO
1.SYS. ADMIN. ID➞SYS. ADMIN. ID
4 1
75 2
86 3
9
0
OK
SYS. ADMIN. ID
1234567➞SYS. ADMIN. INFO
2.SYSTEM PASSWORD
OK
SYS. ADMIN. INFO
2.SYSTEM PASSWORD➞SYSTEM PASSWORD
4 1
75 2
86 3
9
0
OK
SYSTEM PASSWORD
9876543➞SYS. ADMIN. INFO
3.E-MAIL ADDRESS
 
						

							Setting and Using the System Administrator’s ID and Password4-4
Restricting the Use of the Machine
4
NOTE
 Setting of the System Administrator’s password is optional. If you set the System 
Administrator’s password, you must enter the password every time you enter the 
SYSTEM SETTINGS menu. You can also use the System Administrator’s ID and 
password instead of the Department ID and password when you are asked to enter the 
Department ID and password to begin operating the machine. In this case, you are using 
the machine as the System Administrator, and do not need to enter the System 
Administrator’s password when you enter the SYSTEM SETTINGS menu.
10Press  (Stop) to return to the Standby mode.
Changing/Canceling the System 
Administrator’s ID and Password
Follow this procedure to change or cancel the System Administrator’s ID and password.
1Open all three one-touch speed dialing panels.
2Press [Data Registration].
3Press [▼] or [▲] until  appears ➞ press 
[OK].
4Enter the current System Administrator’s password using the 
numeric keys ➞ press [OK].
The current password is not displayed as you enter it.
Data
Registration
ADDITIONAL FUNCTIONS
1.PAPER SETTINGS
OK
ADDITIONAL FUNCTIONS
6.SYSTEM SETTINGS➞SYSTEM SETTINGS
PASSWORD _
4 1
75 2
86 3
9
0
OK
SYSTEM SETTINGS
PASSWORD➞SYSTEM SETTINGS
1.SYS. ADMIN. INFO