Canon Fax L2000ip User Guide

							Canon
FAX-L2000/L2000IP
Reference Guide
 
						

							Manuals for the Machine
The manuals for this machine are divided as follows. Please refer to them for detailed information.
The manuals supplied with optional equipment are included in the list below. Depending on the system 
configuration and product purchased, some manuals may not be needed.
Guides with this symbol are printed manuals.CD-ROMGuides with this symbol are PDF manuals included on the 
accompanying CD-ROM.
• Basic Operations
 TroubleshootingReference Guide
(This Document)CD-ROM
 Sending InstructionsSending GuideCD-ROM
 Fax InstructionsFacsimile GuideCD-ROM
 Setting Up the Network Connection 
and Installing the CD-ROM SoftwareSetup Guide
 Remote User Interface InstructionsRemote UI GuideCD-ROM
 Network Connectivity and Setup 
InstructionsNetwork GuideCD-ROM
 PCL Printer InstructionsPCL Printer GuideCD-ROM
 PCL Printer Driver Installation and 
InstructionsPCL Driver GuideCD-ROM
 Fax Driver and Cover Sheet Editor 
Installation and InstructionsFax Driver Guide
 with Cover Sheet EditorCD-ROM
CD-ROM
The machine illustration on the cover may differ slightly from your machine.
 
						

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8
How This Manual Is Organized
Before You Start Using This Machine
Getting Started
Checking/Canceling a Job
Restricting the Use of the Machine
Summary of Important Settings
Maintenance
Troubleshooting
Appendix
Includes the specifications of this machine and the index.
Chapter 1
Chapter 2
Chapter 3
Chapter 4
Chapter 5
Chapter 6
Chapter 7
Chapter 8
Considerable effort has been made to ensure that this manual is free of inaccuracies and omissions. However, as we are constantly 
improving our products, if you need an exact specification, please contact Canon.
 
						

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Contents
Preface . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .x
How to Use This Manual . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . x
Symbols Used in This Manual  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . x
Keys Used in This Manual  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  x
Illustrations Used in This Manual  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xi
Legal Notices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xii
Laser Safety . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  xii
Additional Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  xii
Important Information for Users in the United Kingdom  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xiii
For Your Safety (Australia Only) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xiii
Caution (New Zealand Only)  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xiii
International Energy Star Program . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xiv
Trademarks. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xiv
Copyright  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xiv
Disclaimers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  xv
Legal Limitations on the Usage of Your Product and the Use of Images . . . . . . . xvi
 Important Safety Instructions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xvii
Installation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  xvii
Power Supply  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xviii
Handling  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xix
Maintenance and Inspections . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  xx
Consumables  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxi
Other Warnings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxi
Chapter 1 Before You Start Using This Machine
Main Features  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  1-3
Standard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  1-3
Optional  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  1-7
Customer Support. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  1-8
Where to Setup the Machine  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  1-9
Space Around the Machine  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  1-11
Power Requirements  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  1-13
General Precautions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  1-15
Moving the Machine  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  1-18
 
						

							vi
Unpacking: Have You Got Everything?  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  1-19
For the FAX-L2000/L2000IP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  1-22
For the FAX-L2000IP Only . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  1-24
Consumable . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  1-24
Optional Equipment Available . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  1-25
Parts of the Machine . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  1-26
Front View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  1-26
Rear View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  1-28
Handset (Optional)  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  1-29
Removing the Shipping Material . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  1-30
Shipping Tape . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  1-30
Packaging Material Inside the Machine  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  1-31
Packaging Material from the Paper Cassettes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  1-33
Protective Plastic Sheet  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  1-35
Assembling the Machine  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  1-36
Installing the Toner Cartridge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  1-36
Attaching the Document Output Tray . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  1-40
Attaching the Document Feeder Tray . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  1-40
Loading Paper into the Paper Cassettes  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  1-41
Connecting the Handset (Optional)  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  1-47
Connecting an Extension Telephone  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  1-49
Connecting the Telephone Line  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  1-50
Turning the Power ON  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  1-51
Setting the Display Language and Country . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  1-53
Chapter 2 Getting Started
Operation Panel Parts and Functions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  2-2
One-Touch Panels Closed . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  2-2
One-Touch Panels Opened  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  2-5
Using the Menus and Operation Panel Keys  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  2-7
General Guidelines for Registering Information  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  2-7
Using the Menus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  2-7
Open a Menu and Select an Item . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  2-8
Return to the Previous Level  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  2-8
Return to the Standby Mode. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  2-9
Entering Names for Registration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  2-10
Correcting a Mistake. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  2-11
Operation Panel Key Summary Table  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  2-12
Setting the Paper Size for the Paper Cassettes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  2-14
Using the MP Tray . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  2-16
Loading Paper into the MP Tray . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  2-16
Turning the MP Tray ON/OFF and Setting the Paper Size . . . . . . . . . . . . . . . .  2-25
Setting the Paper Type for the MP Tray . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  2-26
 
						

							vii
Available Paper Stock. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  2-27
Using the Face-Up Tray  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  2-29
Using the Energy Saver Mode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  2-30
Turning the Energy Saver Feature ON . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  2-30
Returning to the Full Power Mode  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  2-31
Setting the Daily Timer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  2-32
Setting the Auto Clear . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  2-33
Chapter 3 Checking/Canceling a Job
Flow of Checking Operations  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  3-2
Checking the Fax Jobs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  3-2
Checking the Copy Jobs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  3-3
Canceling a Job. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  3-4
Canceling with the Stop key . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  3-4
Canceling from the Monitor Screen  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  3-5
Chapter 4 Restricting the Use of the Machine
Setting and Using the System Administrator’s ID and Password  . . . . . . . . . . .  4-2
Setting the System Administrator’s ID and Password. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  4-2
Changing/Canceling the System Administrator’s ID and Password . . . . . . . . . .  4-4
Restricting Machine Operation (Department ID Management) . . . . . . . . . . . . . .  4-6
Setting Operation Restrictions  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  4-6
Turning Restrictions OFF or ON . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  4-10
Restricting the Use of the Telephone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  4-12
Operating the Machine with Restrictions ON  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  4-13
Checking and Clearing the Counter Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  4-14
Using Memory Lock  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  4-17
Setting a Time and Password for Memory Lock . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  4-17
Turning Memory Lock ON . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  4-20
Turning Memory Lock OFF and Printing Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  4-21
Chapter 5 Summary of Important Settings
Opening the Additional Functions Menu  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  5-2
Paper Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  5-3
Setting Procedure . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  5-3
Setting Items  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  5-4
Common Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  5-5
Setting Procedure . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  5-5
Setting Items  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  5-6
 
						

							viii
Timer Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  5-8
Setting Procedure . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  5-8
Setting Items  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  5-9
System Settings  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  5-10
Setting Procedure . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  5-10
Setting Items  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  5-11
Chapter 6 Maintenance
Storing Recording Paper  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  6-2
Recommended Paper . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  6-2
Storing the Paper Supply  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  6-2
Changing the Toner Cartridge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  6-3
Storing Toner Cartridges . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  6-8
Handling Cartridges  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  6-8
Storing Cartridges . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  6-8
Periodic Cleaning  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  6-9
Cleaning the Main Unit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  6-9
Cleaning the Transfer Guide Area  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  6-10
Cleaning the Scanning Area . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  6-13
Cleaning the Roller . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  6-20
Refilling the Stamp Ink Compartment (Optional) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  6-22
Chapter 7 Troubleshooting
Clearing Document Feed Jams . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  7-2
Initializing the Automatic Document Feeder  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  7-4
Clearing Printer Feed Jams . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  7-5
Locating a Paper Jam . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  7-6
Face-Up Tray Area . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  7-7
Output Tray Area  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  7-8
Imaging Area  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  7-11
MP Tray Area . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  7-13
Paper Cassettes Area  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  7-14
Duplexer Area. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  7-16
Service Call Message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  7-19
Calling Your Local Authorized Canon Dealer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  7-19
Error Code Table (Listed by Number) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  7-21
List of LCD Display Messages (Alphabetical List) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  7-23
When Trouble Occurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  7-26
Copying Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  7-26
Other Troubles  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  7-26
 
						

							ix
Chapter 8 Appendix
Specifications  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  8-2
General . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  8-2
Power . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  8-3
Operating Environment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  8-3
Weight. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  8-4
Dimensions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  8-4
Printing Area . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  8-5
Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-6
 
						

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Preface
Thank you for purchasing the Canon FAX-L2000/L2000IP. Please read this manual thoroughly before 
operating the machine in order to familiarize yourself with its capabilities, and to make the most of its 
many functions. After reading this manual, store it in a safe place for future reference.
How to Use This Manual
Symbols Used in This Manual
The following symbols are used in this manual to explain procedures, restrictions, handling 
precautions, and instructions that should be observed for safety.
WA R N I N GIndicates a warning concerning operations that may lead to death or 
injury to persons if not performed correctly. In order to use the machine 
safely, always pay attention to these warnings.
CAUTIONIndicates a caution concerning operations that may lead to injury to 
persons, or damage to property if not performed correctly. In order to use 
the machine safely, always pay attention to these cautions.
IMPORTANTIndicates operational requirements and restrictions. Be sure to read 
these items carefully in order to operate the machine correctly, and to 
avoid damage to the machine.
NOTEIndicates a clarification of an operation, or contains additional 
explanations for a procedure. Reading these notes is highly 
recommended.
Keys Used in This Manual
The following symbols and key names are a few examples of how keys to be pressed are 
expressed in this manual. The operation panel keys on the machine are indicated within 
brackets.
 Press   (Start).
 Press [Data Registration].
Data
Registration