Nortel CallPilot Manager Instructions Manual
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Part No. P09 194 15 04 CallPilot Manager Set Up and Operation Guide
2 P091 9415 0 4 CallPilot Manager Set Up and Operation Guide Copyright © 2002 Nortel Networks All rights reserved. 2002. The information in this document is subject to change without notice. The statements, configurations, technical data, and recommendations in this document are believed to be accurate and reliable, but are presented without express or implied warranty. Users must take full responsibility for their applications of any products specified in this document. The informatio n in this document is proprietary to Nortel Networks NA Inc. The software described in this document is furnished under a license agreement and may be used only in accordance with the terms of that license. The software license agreement is included in this document. Trademarks NORTEL NETWORKS is a trademark of Nortel Networks. Microsoft, MS, MS-DOS, Windows, and Windows NT are registered trademarks of Microsoft Corporation. All other trademarks and registered trademarks are the property of their respective owners.
3 CallPilot Manager Set Up and Operation Guide Contents Chapter 1 Getting started with CallPilot Manager . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 About CallPilot Manager . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 CallPilot features . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Voicemail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Automated Attendant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Custom Call Routing (CCR) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Fax Answering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 CallPilot options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Message Networking . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Call Center . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Fax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Unified Messaging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Desktop Messaging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 About Nortel Networks Business Series Terminal telephone buttons . . . . . . . . . . . . . 12 CallPilot Mini voice prompts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Interrupting a voice prompt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Using the dialpad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Symbols and conventions used in this guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Related publications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Reference and programming . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Meridian 1 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 CallPilot options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 How to get help . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 Chapter 2 Using CallPilot Manager . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Requirements for CallPilot Manager . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 System requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Computer requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Browser requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Starting CallPilot Manager . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 About the CallPilot Manager interface . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 System timeout . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 Resetting the System Administrator password . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
4 Contents P 091 9415 0 4 Chapter 3 CallPilot mailboxes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 About installing mailboxes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 System Administrator Mailbox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 General Delivery Mailbox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 Subscriber mailboxes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 Guest mailboxes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 When to use Guest mailboxes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 Using a Guest mailbox for telephone registration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 Information mailboxes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 Mailbox Class of Service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 Class of Service default values . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 Mailbox properties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 Company Directory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 Message Waiting Notification . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 Outdial type . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 Auto-Login . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 Alternate extensions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 Express Messaging Line . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 Call Screening . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 Restricting outdialing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 Initializing a mailbox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 Checking which mailbox interface you use . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34 Chapter 4 Working with mailboxes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 Adding a Subscriber mailbox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 Adding a Guest mailbox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36 Adding an Information mailbox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 Adding many mailboxes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38 About mailbox passwords . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40 Incorrect password lock-out . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40 Password expiry . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40 Changing mailbox settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41 Viewing or editing a Class of Service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42 Deleting a mailbox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43 About Group Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44 About Group List Numbers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44 Adding a Group List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45 Changing a Group List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
Contents 5 CallPilot Manager Set Up and Operation Guide Chapter 5 Recording greetings, prompts and names . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47 Recording greetings, prompts and names . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47 Importing greetings, prompts or names . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49 Exporting greetings, prompts or names . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50 Chapter 6 Setting up the Automated Attendant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51 About the Automated Attendant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51 Greeting Tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52 Greeting Tables using the alternate language . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53 About Company Greetings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54 Recording a Company Greeting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55 Setting up a Greeting Table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55 Assigning greetings to Greeting Tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56 Setting the business hours . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56 Assigning a Greeting Table Attendant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57 Attendant Console settings for CallPilot Mini . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57 Assigning a language preference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58 Assigning a menu repeat key . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59 Automated Attendant Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60 Recording a Custom Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60 Setting the Automated Attendant properties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61 About Touchtone Gate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62 About the CLID Routing Table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64 Setting up a CLID Routing Table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66 Editing telephone numbers in the CLID Routing Table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67 Configuring line answering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68 Chapter 7 Custom Call Routing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69 About Custom Call Routing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69 Planning a CCR Tree . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71 About CCR Tree structure . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71 Home node . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71 Information Message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71 Sub-menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72 Mailbox node . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72 Transfer node . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72 Destination . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73 Paths . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73 An example of a CCR Tree . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74
6 Contents P 091 9415 0 4 Chapter 8 Working with CCR Trees . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75 Building a CCR Tree . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75 Creating a Home node . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75 Creating a Home Menu node . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75 Creating a Home Information node . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76 Creating a Home Transfer node . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77 Creating a Home Mailbox node . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77 Copying a CCR Tree . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78 Adding nodes to the Home node . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79 Adding a Menu node . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80 Adding an Information node . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80 Adding a Mailbox node . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81 Adding a Transfer node . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82 About transfers to external numbers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82 Assigning a CCR Tree to a Greeting Table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83 Making a CCR Tree a destination in the CLID Routing Table . . . . . . . . . . . . . . . . 83 Testing a CCR Tree . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83 Disabling a CCR Tree . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84 Changing a node . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85 Deleting a node . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85 Deleting a CCR Tree . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85 Chapter 9 CallPilot reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87 About CallPilot reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87 Generating a report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87 Types of reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87 Directory Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87 Mailbox Information Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88 All Mailbox Activity Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90 Event Log Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90 CCR Tree Usage Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91 Port Usage/Call Handling Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92 Fax Usage Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93 System Configuration Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94 Message Usage Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95 Resetting Mailbox statistics . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95 Chapter 10 CallPilot system properties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97 Setting the system properties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97
Contents 7 CallPilot Manager Set Up and Operation Guide Chapter 11 Dialing Translation and Restriction Permission Lists . . . . . . . . . . . . . . . 101 About Dialing Translation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101 How the Dialing Translation Table works . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101 Phone number Translation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101 Examples of Dialing Translation Tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102 Network Access . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103 Dialing Translation properties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103 Setting Dialing Translation properties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104 Building a Dialing Translation Table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105 Reviewing Dialing Translation Table entries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105 Changing a Dialing Translation Table entry . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106 Deleting a Dialing Translation Table entry . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106 About Restriction Permission Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107 Rules for restrictions and permissions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107 Resetting an RPL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108 Chapter 12 CallPilot Manager configuration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109 Enabling software authorization codes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109 Viewing switch properties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110 Creating Access Passwords . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110 Configuring CallPilot network settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111 Chapter 13 CallPilot Manager operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113 Backing up and restoring CallPilot information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113 Resetting CallPilot . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113 Changing the Operator settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115 Setting the Automated Attendant Status . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115 Changing the Business Open setting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115 Changing the Answer Lines Status . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116 Changing the Attendant default extension . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116 Attendant Console settings for CallPilot Mini . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117 Resetting the Operator password . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118 Changing CallPilot Manager settings from a remote telephone . . . . . . . . . . . . . 118 Changing the Operator settings from a telephone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119 Setting the Operator status . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119 Changing the Operator password . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120 Changing the Operator default extension . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120 Setting the Business Status . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121 Changing greetings or the Business Status from a remote telephone . . . . . . . . 121 Setting up line answering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122
8 Contents P 091 9415 0 4 Chapter 14 Broadcast and Information messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123 About Broadcast messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123 Information mailbox messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126 About recording an Information mailbox message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126 Chapter 15 Troubleshooting CallPilot . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129 Chapter 16 CallPilot configuration tips . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133 Delayed answering by the Automated Attendant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133 Ringing lines and answer buttons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133Ringing Answer button . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133 Using Call Forward All Calls (CFAC) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134 To Call Forward All Calls - CallPilot Mini . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134 How to set up CallPilot for different businesses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135 CallPilot for a small business . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135 CallPilot for a medium business . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137 Feature compatibility . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140 Appendix Default configuration values . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143 Glossary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145 Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153
9 CallPilot Manager Set Up and Operation Guide Chapter 1 Getting started with CallPilot Manager About CallPilot Manager CallPilot Manager is a web-based application that you use to set up and administer CallPilot. CallPilot is a versatile business communications tool that you can use to: • answer incoming calls offer callers a selection of options to route their calls or access information provide advanced voicemail, Automated Attendant and call handling capabilities This guide leads a System Administrator through setting up and operating CallPilot on a Business Communications Manager 2.5, CallPilot Mini or CallPilot 150 system. CallPilot works with your Business Communications Manager, Meridian or Norstar system. This guide also explains how to record Broadcast and Information messages. CallPilot features CallPilot includes these features: Voicemail Records messages and stores them in a mailbox for easy retrieval. Business telephones on your system can have their own mailbox and greeting. Information can be distributed quickly to departments and workgroups. Automated Attendant The CallPilot answering service that answers your business calls promptly, 24 hours a day, with a Company Greeting, plays a list of options to callers, and performs call routing functions in response to caller selections. Custom Call Routing (CCR) Enhances the Automated Attendant menu with customized menus and information messages. With CCR you can determine the menu options and record the voice prompts that guide callers along call paths. Fax Answering Fax Answering lets outside callers send faxes to the main site telephone number. Fax Answering is available even if you do not have the Fax option installed on your system. With Fax Answering, a fax call that arrives through the Auto Attendant or CCR transfers to a specified extension. The extension is usually a fax machine connected by an Analog Terminal Adapter (ATA) for CallPilot 150, an Analog Station Module (ASM) for Business Communications Manager 2.5 or an analog line for CallPilot Mini.
10 Chapter 1 Getting started with CallPilot Manager P09 194 15 0 4 CallPilot options CallPilot has options that enhance your office communications. You need a software authorization code to enable a CallPilot option. Contact your vendor if you want to trial or purchase a software authorization code. CallPilot options are: Message Networking Message Networking links your CallPilot system with other voicemail systems and allows the exchange of voice messages between users at different sites. CallPilot supports Digital networking and Audio Messaging Interchange Specification (AMIS) networking. For information about networking refer to the CallPilot Message Networking Set Up and Operation Guide . Call Center Call Center is an application that handles incoming calls as efficiently and economically as possible. Call Center answers calls, then routes the calls to agents in a skillset that most closely matches the needs of the caller. Calls can be routed based on the origin of the call, the destination of the call, or the information entered by the caller. Callers can be given high or low priorities. Callers can overflow to different groups or skillsets of agents, transfer out of the system, leave a message, and hear announcements or informative messages. For information about Call Center refer to the Nortel Networks Call Center Set Up and Operation Guide . If you use CallPilot 150 you can set up either CallPilot or Call Center as the primary application on your system. Fax Fax is a CallPilot option that enhances your office communications by providing incoming and outgoing fax capability. With Fax, callers can send and retrieve fax messages as easily as they send and retrieve voice messages. The Fax option includes Fax Mail, Fax On Demand and Fax Overflow. Fax Answering is available even if you do not have the Fax option installed on your system. For information about Fax refer to the CallPilot Fax Set Up and Operation Guide . Fax is not available for CallPilot 150 or CallPilot Mini. Note: Call Center is not available for CallPilot Mini.