Xerox WorkCentre Pro 4110 User Manual
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Xerox 4590 Copier/Printer Xerox 4110 Copier/Printer System Administration Guide Version 3.2 January 2008 Downloaded From ManualsPrinter.com Manuals
Xerox Corporation Global Knowledge & Language Services 800 Phillips Road Building 218 Webster, New York 14580 ©Copyright 2008 by Xerox Corporation. All Rights Reserved. Printed in the United States of America. Copyright protection claimed includes all forms and matters of copyrighted material and information now allowed by statutory or judicial law or hereinafter granted, including without limitation, material generated from the software programs that are displayed on the scre en such as styles, templates, icons, screen displays, looks, etc. XEROX®, The stylized X, and all Xerox product names and product numbers mentioned in this publication are the trademarks of XER OX CORPORATION. Other company brands and product names may be trademarks or registered trademarks of the respective companies and are also acknowledged. Downloaded From ManualsPrinter.com Manuals
Xerox 4590/4110 Copier/Printer System Administration Guide i Table of contents 1. Overview 1-1 Related information sources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-1 Guides for optional accessories . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-1 Customer documentation updates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-2 User Interface (UI) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-3 Customizing the Control Panel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-3 Assigning a feature to Custom buttons . . . . . . . . . . . . . 1-3 Customizing the All Services screen. . . . . . . . . . . . . . . 1-4 Changing feature screen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-5 Services and features . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-5 Print . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-5 Using the printer as a network printer . . . . . . . . . . . . . . 1-6 Supported operating systems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-7 CentreWare Internet Services. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-8 Scan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-9 E-mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-9 Tools . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-10 Power on/off . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-12 Powering on . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-12 Powering off . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-13 Power Saver Mode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-14 Changing the Power Saver Mode time interval. . . . . . . . . 1-15 Exiting the Power Saver Mode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-18 Interface cables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-19 Using the Ethernet Interface . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-19 Internal Fonts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-20 2. Configuration 2-1 TCP/IP (LPD/Port 9100) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-1 Preparations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-1 Configuration procedure . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-1 Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-1 Configuration on the machine . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-2 Configuration on the computer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-4 NetWare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-4 Downloaded From ManualsPrinter.com Manuals
Xerox 4590/4110 Copier/Printer System Administration Guide ii Table of contents Preparations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-4 Configuration procedure . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-4 Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-4 Configuration on the machine . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-5 Configuration on the computer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-6 Microsoft Network (SMB) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-6 Preparations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-6 Configuration procedure . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-6 Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-6 Configuration on the machine . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-7 Configuration on the computer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-9 Internet Printing Protocol (IPP) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-9 Preparations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-9 Configuration procedure . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-9 Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-9 Configuration on the machine . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-10 Configuration on the computer . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-12 EtherTalk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-12 Preparations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-12 Configuration procedure . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-12 Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-12 Configuration on the machine . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-13 Configuration on the computer . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-14 3. Using CentreWare Internet Services 3-1 Preparations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-1 Configuration procedure . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-1 Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-1 Configuration on the machine . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-2 Confirmation of the configuration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-4 Network setting items for CentreWare Internet Services . . . . . 3-5 Ethernet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-6 EtherTalk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-7 SMB . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-9 NetWare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-11 TCP/IP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-13 LPD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-16 SNMP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-17 IPP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-18 Port 9100 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-20 LDAP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-21 E-mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-22 Downloaded From ManualsPrinter.com Manuals
Xerox 4590/4110 Copier/Printer System Administration Guide iii Table of contents Enabling the ports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-22 Setting items . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-24 HTTP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-28 Encrypting HTTP communication . . . . . . . . . . . . . . . . 3-29 WebDAV . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-32 4. E-mail 4-1 E-mail overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-1 Preparations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-2 Configuration procedure . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-3 Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-3 Enabling the ports and setting the IP addresses . . . . . . . . 4-3 Configuring the E-mail environment . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-6 5. Using the Scan Service 5-1 Scan Service overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-1 Configuration of the scanner (mail transmission) . . . . . . . . . . . 5-2 Preparations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-2 Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-2 Enabling the ports and setting the IP addresses . . . . . . . . 5-2 Configuring the E-mail environment . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-4 Configuration of the scanner (Save to a Mailbox). . . . . . . . . . . 5-9 Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-9 Enabling the ports and setting the IP addresses . . . . . . . . 5-9 Registering a Mailbox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-12 Configuration of the Job Template . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-16 Preparations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-16 Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-16 Enabling the ports and setting the IP addresses . . . . . . . 5-17 Configuring the SNMP port . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-19 Configuration of the scanner (Save to a Computer) . . . . . . . . 5-20 Preparations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-20 Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-21 Enabling the ports and setting the IP addresses . . . . . . . 5-21 Configuration on the computer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-23 Configuration of the Job Flow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-24 Enabling the ports and setting the IP addresses . . . . . . . 5-24 Downloaded From ManualsPrinter.com Manuals
Xerox 4590/4110 Copier/Printer System Administration Guide iv Table of contents 6. Computer Operations 6-1 Overview of features . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-1 Print driver . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-1 Main print features . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-1 Network Scanner Utility2. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-3 CentreWare Internet Services. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-4 The CentreWare Internet Services Screen . . . . . . . . . . 6-4 Browser . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-6 Browser settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-6 Proxy server and port numbers. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-6 Starting CentreWare Internet Services . . . . . . . . . . . . . 6-7 Printing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-8 E-mail print . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-9 Setup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-9 Sending e-mails . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-10 Importing scanned data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-11 Importing from a TWAIN-compatible application. . . . . . . . 6-11 Changing network scan driver settings . . . . . . . . . . . . 6-14 Importing from Mailbox Viewer2 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-15 Changing Mailbox Viewer2 settings . . . . . . . . . . . . . . 6-17 Importing using CentreWare Internet Services . . . . . . . . . 6-18 Importing using WebDAV Protocol . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-21 7. Authentication & Auditron Administration 7-1 Authentication overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7-1 Users controlled by Authentication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7-1 Types of Authentication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7-2 Features controlled by Authentication. . . . . . . . . . . . . . . . . 7-2 Local access . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7-3 Remote access . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7-3 Authentication: Job Flow Sheet & Mailbox . . . . . . . . . . . . . . . . 7-4 Job flow sheet types . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7-4 When the Authentication feature is not enabled . . . . . . 7-5 When the Authentication feature is enabled . . . . . . . . . 7-7 Types of box . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7-8 When the Authentication feature is not enabled . . . . . . 7-9 When the Authentication feature is enabled . . . . . . . . 7-10 Linking Job Flow Sheet and Mailbox . . . . . . . . . . . . . . . . 7-12 When the Authentication feature is not enabled . . . . . 7-12 When the Authentication feature is enabled . . . . . . . . 7-13 Overview of Auditron Administration. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7-14 Downloaded From ManualsPrinter.com Manuals
Xerox 4590/4110 Copier/Printer System Administration Guide v Table of contents Authentication and Auditron Administration . . . . . . . . . . . 7-14 Manageable features and services . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7-15 Features that can be managed with Authentication and corresponding services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7-15 Job that can be managed for each service . . . . . . . . . 7-17 8. Setups 8-1 System settings procedure . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-2 System Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-5 Setup Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-6 System Administrator Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-6 Login Setup/Auditron Administration. . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-7 System Settings Menu List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-7 System Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-7 Common Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-7 Copy Mode Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-8 Network Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-10 Print Mode Settings. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-11 Scan Mode Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-11 E-mail Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-12 Mailbox Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-12 Stored Document Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-12 Setup Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-13 System Administrator Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-13 Login Setup/Auditron Administration. . . . . . . . . . . . . . . . . 8-14 Entering Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-15 Common Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-16 Machine Clock/Timers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-17 Date . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-18 Time . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-19 NTP Time Synchronization . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-20 Connection Interval . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-21 Auto Clear . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-22 Auto Job Release . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-23 Auto Print . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-24 Auto Power Saver . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-25 Time Zone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-26 Daylight Savings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-26 Audio Tones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-27 Screen Defaults . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-30 Custom Buttons 1, 2, and 3 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-31 All Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-32 Downloaded From ManualsPrinter.com Manuals
Xerox 4590/4110 Copier/Printer System Administration Guide vi Table of contents All Services - Additional Features . . . . . . . . . . . . . . . . 8-34 Job Type on Job Status screen . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-37 Paper Tray Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-38 Custom Paper Name . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-39 Paper Tray Attributes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-40 Customize Paper Supply Screen . . . . . . . . . . . . . . . . 8-45 Paper Tray Attributes on Setup Menu . . . . . . . . . . . . . 8-46 Paper Tray Attributes During Loading . . . . . . . . . . . . . 8-47 Paper Tray Priority . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-47 Paper Type Priority . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-48 Tray 5 (Bypass) - Paper Size Defaults . . . . . . . . . . . . 8-50 Auto Tray Switching . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-52 Image Quality . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-55 Photo and Text Recognition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-57 Image Enhancement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-57 Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-58 Maintenance/Diagnostics . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-59 Initialize Hard Disk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-60 Delete All Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-61 Watermark . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-61 Other Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-63 Auto Job Promotion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-64 Offset Stacking (Finisher Tray) . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-65 Default Print Paper Size . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-66 Paper Size Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-66 Millimeters/Inches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-70 Keyboard Input Restriction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-70 Operation of Up/Down Buttons . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-70 Overwrite Hard Disk (optional) . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-70 Data Encryption (optional) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-71 Service Representative Restricted Operation . . . . . . . 8-73 Software Download . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-73 Document Feeder Tray Elevation . . . . . . . . . . . . . . . . 8-73 Estimated Time for Single or All Jobs . . . . . . . . . . . . . 8-73 Copy Mode Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-74 Preset Buttons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-75 Paper Supply Buttons 2-5 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-77 Reduce/Enlarge Buttons 3-5 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-78 Stapling Buttons 4 and 5 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-79 Punching Buttons 4 and 5 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-80 Front & Back Cover Tray Buttons 3 and 4 . . . . . . . . . 8-81 Copy Defaults . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-82 Paper Supply . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-84 Downloaded From ManualsPrinter.com Manuals